Come si ottengono le copie degli atti notarili?

Le copie degli atti notarili possono essere ottenute direttamente dal notaio presso cui l'atto è stato originariamente stipulato. Tuttavia, se il notaio ha interrotto la sua attività o si è spostato in un diverso distretto notarile, l’operazione potrebbe non risultare immediata.

Vediamo in questa breve guida come svolgerla.

Se il notaio ha interrotto la sua attività è possibile richiedere le copie solamente dall'archivio notarile situato nel distretto dove il notaio operava al momento della stipula. Per identificare l'archivio appropriato, è possibile utilizzare il sistema ARCHINOTA (che verrà indicato più avanti nel corso dell’articolo).

Come richiedere una copia di un atto conservato in un archivio notarile

• Recarsi personalmente all'archivio, assicurandosi di evitare gli orari in cui il servizio di cassa non è disponibile (in assenza del servizio cassa, non è possibile richiedere la ricerca, la lettura di un atto o altri servizi che necessitano del pagamento di una tariffa).

• Inviare una richiesta tramite posta ordinaria.

• In alternativa, usare il fax.

• Procedere attraverso canali telematici.

• Se si desidera ottenere una copia autentica tramite corrispondenza, fax o digitalmente, è necessario prima contattare l'Archivio per informarsi sul costo della copia. La procedura richiede il pagamento anticipato per la ricerca dell'atto, per la copia stessa e per eventuali spese di spedizione.

Nel caso in cui si conoscano il nome del notaio che ha redatto l'atto e i dettagli specifici dello stesso (data e numero di repertorio o raccolta), è possibile richiedere telefonicamente o via e-mail/pec, utilizzando l'apposito modulo, il costo della copia dall'archivio notarile dove l'atto è depositato. È necessario specificare se si preferisce una copia cartacea o digitale.

Ma bisogna anche dichiarare se la copia deve essere esente da bollo o meno (specificando l'uso previsto per la copia, nel caso di esenzione dal bollo).

Poi, bisogna indicare le modalità di consegna desiderate per la copia, che può essere ritirata di persona o inviata tramite corrispondenza (si raccomanda l'uso della raccomandata per una certificazione legale dell'avvenuta spedizione). Le copie digitali possono essere inviate via e-mail.

Alla fine della procedura l'archivio risponderà via mail, comunicando il costo totale per la copia (incluso il prezzo della copia e le eventuali spese di spedizione) e le modalità di pagamento.

Se non si dispone dei dettagli specifici dell'atto, ma solo di informazioni generali, è possibile richiedere all'archivio la ricerca dell'atto di interesse tramite corrispondenza, fax o e-mail/pec, utilizzando il modulo dedicato.

Cosa deve includere la richiesta di copie di atti notarili

La richiesta deve includere:

• Un versamento di €6,00 (costo per la ricerca dell'atto) su un conto corrente postale o bancario dell'archivio notarile.

• Una copia della ricevuta di pagamento inviata all'archivio anche via e-mail.

• Anche in questo caso, è necessario specificare le preferenze per la copia richiesta e le modalità di consegna.

Comunicazione del risultato

Dopo aver effettuato la ricerca, l'archivio comunicherà via e-mail i risultati e, in caso di successo, il costo totale dovuto per ottenere la copia dell'atto (incluso il prezzo della copia e le eventuali spese di spedizione), nonché le istruzioni per il pagamento.

Importi

Gli importi da pagare all'Archivio per le operazioni più comuni sono stabiliti in base al Regolamento del 27 novembre 2012, n. 265, e includono sia tariffe fisse che proporzionali. Per ogni richiesta, è dovuto un diritto di €1,00. Il costo per la ricerca di un atto è di €6,00, mentre per la lettura o ispezione di un atto, quando non ne è richiesta la copia, il costo è di €10,00. Per la scritturazione o riproduzione di copie, il costo è di €1,50 per ogni facciata di 25 righe, con un supplemento in caso di urgenza.

Per le copie autentiche su supporto cartaceo o digitale di un atto originale cartaceo, si applicano tariffe fisse oltre ai costi per la richiesta e la ricerca dell'atto, i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo. Ad esempio, per una copia autentica di un atto di quattro pagine da rilasciare in carta libera, il costo totale è di €30,00.

L’imposta di bollo per le copie cartacee è di €16,00 ogni 100 righe, mentre per le copie digitali inviate telematicamente, l'imposta è forfettaria di €16,00.

Una volta determinato l'importo da pagare, il richiedente deve effettuare il pagamento sul conto corrente postale dell'archivio e inviare la richiesta di copia insieme alla ricevuta di pagamento tramite posta, fax o e-mail/pec, utilizzando il modulo dedicato.

Archinota - Trova la custodia degli atti notarili

Veniamo ora al sistema che permette di localizzare dove sono archiviati gli atti notarili, sia nel caso in cui un notaio abbia terminato la sua attività o si sia trasferito in un altro distretto a partire dal 1° gennaio 1980, sia per ottenere le informazioni di contatto di un notaio ancora attivo.

Se un notaio ha cessato la sua attività o si è trasferito dopo il 1° gennaio 1980, si avranno dettagli riguardanti quale Archivio notarile detiene i documenti.

Elementi da fornire per ottenere copia degli atti notarili tramite Archinota

Per i notai ancora in funzione, la ricerca indica presso quale notaio si possono trovare gli atti, fornendo anche l'indirizzo del suo ufficio.

La ricerca può essere effettuata inserendo il cognome completo del notaio, ma è anche possibile digitare solo alcune lettere di esso: il sistema proporrà un elenco di notai con cognomi che iniziano con le lettere fornite.

Se si conosce solamente il luogo di stipula, si possono utilizzare i filtri di ricerca basati sulla località o sulla provincia: Archinota localizzerà tutti i notai che hanno lavorato o lavorano nel luogo o nella provincia specificata.

Per restringere ulteriormente la ricerca, è possibile inserire il periodo in cui si presume sia stato redatto l'atto di interesse.

Per ogni notaio vengono indicate le informazioni sui periodi di attività nelle varie sedi (per i notai attivi prima del 1980, la data di inizio attività è fissata per convenzione al 1° gennaio 1980).

L'informazione conclusiva riguarda l'Archivio notarile che custodisce gli atti del notaio ricercato, e include indirizzo, orari di apertura al pubblico, contatti telefonici, fax ed email.