Documenti per il rogito: cosa preparare prima della firma

Preparare i documenti per il rogito significa mettere il notaio nelle condizioni di verificare chi interviene nella compravendita, quale immobile viene trasferito e a quali condizioni. Carta d’identità e codice fiscale sono soltanto il punto di partenza: servono anche informazioni sulla provenienza del bene, sulla sua situazione edilizia e catastale e sugli accordi economici.

La documentazione cambia secondo il caso concreto. Una casa ereditata richiede verifiche diverse rispetto a un immobile acquistato da un’impresa; la presenza di un mutuo, di un inquilino o di un procuratore comporta ulteriori approfondimenti. Conviene quindi raccogliere i documenti prima di fissare definitivamente la firma, seguendo le indicazioni dello studio.

I documenti personali di venditore e acquirente

Entrambe le parti devono fornire un documento d’identità valido, il codice fiscale o la tessera sanitaria e i dati aggiornati della residenza. Nella documentazione richiesta dallo studio rientrano anche il certificato di residenza e l’indicazione di eventuali rapporti di parentela tra le parti.

Occorre poi documentare lo stato civile. Per le persone non coniugate possono essere richiesti il certificato di stato libero o di vedovanza; per quelle coniugate, l’estratto per riassunto dell’atto di matrimonio, da richiedere al Comune competente.

Vanno inoltre segnalati eventuali accordi di separazione dei beni, fondi patrimoniali e provvedimenti di separazione o divorzio, trasmettendone copia. Questi elementi aiutano il notaio a stabilire chi deve partecipare all’atto e quali regole patrimoniali trovano applicazione.

Per i cittadini non appartenenti all’Unione europea, lo studio valuterà anche la documentazione relativa al soggiorno e gli ulteriori presupposti necessari per l’operazione.

Cosa serve se intervengono un procuratore o una società

Se una parte non firma personalmente, la procura deve essere esaminata in anticipo. Occorre metterne a disposizione l’originale o la copia autentica, secondo il tipo di procura e le indicazioni del notaio, affinché siano verificati i poteri attribuiti.

Quando interviene una società, servono i documenti del legale rappresentante, i dati fiscali dell’ente, l’atto costitutivo, lo statuto o i patti sociali aggiornati e la documentazione del Registro delle imprese. In base all’organizzazione societaria e all’operazione possono essere necessarie delibere degli organi competenti, anche per affrontare eventuali conflitti di interessi.

Se sono coinvolti minori o persone soggette a misure di protezione, bisogna fornire i provvedimenti che regolano la rappresentanza e verificare le autorizzazioni necessarie. Nei casi previsti dalla legge, queste possono essere rilasciate anche dal notaio rogante, in alternativa all’autorità giudiziaria.

L’atto di provenienza dell’immobile

Il venditore deve fornire il documento che spiega come ha acquistato il bene. Normalmente si tratta della copia del precedente atto notarile, accompagnata dalla relativa nota di trascrizione.

Se l’immobile proviene da un’eredità, occorrono invece la dichiarazione di successione, il certificato di morte e, quando presente, il verbale di pubblicazione del testamento.

La dichiarazione di successione è un adempimento fiscale e non esaurisce le verifiche sull’acquisto ereditario. Il notaio valuterà anche gli aspetti relativi all’accettazione dell’eredità e alle formalità necessarie per la vendita.

Segnalare subito la provenienza successoria permette di individuare eventuali documenti aggiuntivi prima dell’appuntamento.

Planimetria catastale e documentazione edilizia

Tra i documenti per il rogito rientrano la planimetria catastale e i provvedimenti edilizi che riguardano l’immobile: il titolo della costruzione e le successive pratiche relative a modifiche, ampliamenti, varianti o sanatorie.

Questi documenti servono anche se l’abitazione non fa parte di un condominio. Occorre verificare la corrispondenza tra lo stato dell’immobile e la documentazione disponibile, distinguendo il profilo catastale da quello urbanistico.

Una planimetria aggiornata non dimostra, da sola, che tutti i lavori siano stati regolarmente autorizzati. Allo stesso modo, l’esistenza di un titolo edilizio non rende superfluo il controllo dei dati catastali.

Può quindi essere necessario incaricare un tecnico di esaminare le pratiche comunali e lo stato dei luoghi. La relazione tecnica eventualmente richiesta supporta le verifiche, senza sostituire l’attività giuridica del notaio.

Agibilità, attestato energetico e impianti

Il venditore deve mettere a disposizione la documentazione relativa all’agibilità, che può consistere nel certificato rilasciato secondo la disciplina dell’epoca oppure nella successiva segnalazione certificata di agibilità. Eventuali mancanze devono essere segnalate per valutarne le conseguenze e gli accordi tra le parti.

Per gli immobili soggetti all’obbligo occorre inoltre l’attestato di prestazione energetica, o APE, da fornire nella versione valida e pertinente al bene venduto.

Vanno raccolte anche le dichiarazioni di conformità degli impianti disponibili. Se mancano, occorre chiarire la situazione prima della firma e definire responsabilità e obblighi nel rispetto della normativa. Un accordo tra venditore e acquirente non sostituisce eventuali adempimenti obbligatori.

I documenti condominiali

Per un appartamento in condominio è opportuno richiedere all’amministratore un’attestazione sullo stato dei pagamenti e sulle eventuali controversie in corso.

Devono essere segnalate anche le spese straordinarie già deliberate, mettendo a disposizione i verbali utili e il regolamento condominiale.

Conoscere questi elementi consente alle parti di disciplinare la ripartizione delle spese. Gli accordi inseriti nel rogito operano nei loro rapporti, ma non eliminano automaticamente le responsabilità verso il condominio previste dalla legge.

Mutui, ipoteche e immobili locati

Se sull’immobile grava un’ipoteca, il venditore deve fornire la documentazione del mutuo, lo stato del finanziamento e gli eventuali documenti relativi all’estinzione o alla cancellazione della garanzia.

Il pagamento del debito e la cancellazione dell’ipoteca sono aspetti distinti. Quando il finanziamento viene estinto contestualmente alla vendita, banca e studio notarile devono coordinare importi, pagamenti e formalità.

Se l’immobile è locato, occorre consegnare il contratto e gli eventuali atti successivi. Il notaio valuterà inoltre l’esistenza di diritti di prelazione: la presenza di un inquilino non comporta automaticamente il diritto di acquistare prima di altri.

Preliminare, pagamenti e informazioni fiscali

L’acquirente deve trasmettere il preliminare registrato, le ricevute della registrazione e del pagamento delle relative imposte. Vanno documentati anche gli acconti e la caparra già versati, fornendo gli estremi dei mezzi di pagamento.

Occorre comunicare l’eventuale intervento di un’agenzia immobiliare e documentare provvigioni e pagamenti. Se è previsto un nuovo mutuo, bisogna fornire i contatti della banca.

Per gli obblighi antiriciclaggio, lo studio richiederà informazioni sull’attività delle parti, sulle ragioni dell’operazione, sull’origine dei fondi e sugli eventuali soggetti per conto dei quali si agisce.

È inoltre necessario segnalare le agevolazioni richieste e gli elementi utili a verificare eventuali plusvalenze del venditore.

Quali documenti servono per un terreno

Per i terreni occorrono la documentazione catastale, gli elaborati che consentono di individuare particelle e confini e, nei casi previsti, il certificato di destinazione urbanistica.

Devono essere segnalati contratti di affitto e situazioni rilevanti per l’eventuale prelazione agraria. Se è stata effettuata una rideterminazione del valore fiscale, va fornita la relativa documentazione.

L’elenco definitivo va concordato con il notaio: raccogliere per tempo i documenti e comunicare subito ciò che manca consente di affrontare le verifiche prima della firma, quando è ancora possibile risolvere le criticità senza compromettere gli accordi.