Mandare una raccomandata senza andare in posta fisicamente

Mandare una raccomandata senza andare in posta è oggi possibile grazie ai servizi di raccomandata online, che permettono di preparare e inviare la comunicazione direttamente da computer o smartphone. Per molti cittadini e professionisti, questa soluzione è utile quando occorre spedire una disdetta, una comunicazione formale, una richiesta scritta o un documento da conservare con prova dell’invio.

La raccomandata online non va confusa con una semplice email. Il mittente compila la comunicazione in formato digitale, inserisce i dati del destinatario, paga il servizio e affida al gestore postale la stampa, l’imbustamento e la spedizione. Poste Italiane indica che la ricevuta di accettazione della raccomandata online ha lo stesso valore legale della raccomandata tradizionale.

Come funziona la raccomandata online

Il funzionamento è abbastanza semplice. Il mittente accede al servizio digitale, scrive il testo della raccomandata oppure allega un documento, inserisce indirizzo del destinatario e dati del mittente, sceglie eventuali servizi accessori e conclude il pagamento.

Una volta completata la procedura, il sistema genera una ricevuta di spedizione, che deve essere conservata. In caso di contestazioni, infatti, non basta dire di avere inviato una comunicazione: occorre poter dimostrare quando è stata spedita, a chi era indirizzata e, quando necessario, se è stata consegnata o se è rimasta in giacenza.

Per mandare una raccomandata senza andare in posta occorre quindi prestare attenzione a pochi passaggi:

1. Preparare il testo della comunicazione in modo chiaro, indicando oggetto, dati delle parti e richiesta formulata;
2. Verificare con precisione l’indirizzo del destinatario, soprattutto se si tratta di sede legale, domicilio eletto o indirizzo indicato in un contratto;
3. Allegare il documento corretto, se la comunicazione deve contenere una lettera firmata o altra documentazione;
4. Richiedere l’avviso di ricevimento quando serve una prova più completa dell’esito della spedizione;
5. Conservare ricevuta, codice della raccomandata, copia del testo inviato e ogni successivo documento relativo alla consegna;
6. Controllare lo stato della spedizione fino alla consegna, al ritiro o alla compiuta giacenza.

Questi accorgimenti sono importanti anche quando la comunicazione riguarda rapporti contrattuali, immobiliari o familiari. Un errore nell’indirizzo o una prova incompleta possono rendere più difficile dimostrare di avere rispettato termini e modalità previsti dalla legge o dal contratto.

Il valore legale della raccomandata

La raccomandata è utilizzata perché offre una prova qualificata dell’invio e, con l’avviso di ricevimento, anche dell’avvenuta consegna o dell’esito del recapito. È uno strumento molto diffuso per comunicazioni formali, come disdette, recessi, diffide, convocazioni, richieste di pagamento o trasmissione di documenti.

Il punto da ricordare è che la raccomandata prova soprattutto la spedizione e il percorso della comunicazione. Per questo è opportuno conservare anche il contenuto inviato, non solo la ricevuta. Se la comunicazione ha particolare importanza, può essere utile predisporre un testo firmato, numerato nelle pagine e coerente con la ricevuta di invio.

Raccomandata online e PEC: quando scegliere l’una o l’altra

Un’alternativa alla raccomandata è la PEC, cioè la posta elettronica certificata. La PEC è particolarmente utile quando mittente e destinatario dispongono entrambi di un indirizzo PEC attivo. In questo caso la comunicazione resta interamente digitale e il sistema genera ricevute che attestano invio e consegna.

L’Agenzia per l’Italia Digitale chiarisce che l’invio da una casella PEC a un’altra casella PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il gestore del mittente rilascia la ricevuta di accettazione, mentre il gestore del destinatario rilascia la ricevuta di avvenuta consegna o di mancata consegna, includendo il messaggio e gli eventuali allegati.

Anche il Codice dell’amministrazione digitale prevede che la data e l’ora di trasmissione e ricezione di un documento informatico inviato tramite PEC siano opponibili ai terzi, quando rispettano le regole previste.

La scelta tra raccomandata e PEC dipende quindi dal destinatario e dal tipo di comunicazione. Se il destinatario è un’impresa, un professionista o una pubblica amministrazione con indirizzo PEC, la PEC può essere più rapida e facilmente archiviabile. Se invece il destinatario è un privato senza PEC, oppure se un contratto richiede espressamente la raccomandata, la raccomandata online può essere la soluzione più adatta.

Il foglio firmato e poi scannerizzato ha valore legale?

Un tema ricorrente riguarda il documento firmato a mano, scannerizzato e poi inviato via email, PEC o raccomandata online. Molti pensano che la scansione di un foglio firmato equivalga sempre all’originale. In realtà, la questione va valutata con attenzione.

La scansione infatti è una copia informatica per immagine di un documento analogico. Il Codice dell’amministrazione digitale prevede regole specifiche per le copie informatiche di documenti cartacei: in particolare, le copie per immagine hanno la stessa efficacia probatoria degli originali quando la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato; in altri casi, possono avere valore se la conformità non viene espressamente disconosciuta, nel rispetto delle regole applicabili.

Questo significa che un foglio firmato e scannerizzato può essere utile, ma non sempre offre la stessa sicurezza dell’originale cartaceo, della firma digitale o della firma autenticata. 

Firma digitale e documento informatico

La firma digitale non è la semplice immagine di una firma scritta a mano. È uno strumento tecnico e giuridico che consente di collegare il documento informatico al suo autore e di proteggerne integrità e immodificabilità.

Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando è sottoscritto con firma digitale, firma elettronica qualificata, firma elettronica avanzata o quando è formato con modalità idonee a garantire sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità all’autore. Negli altri casi, il valore probatorio è rimesso alla valutazione del giudice.

La raccomandata o la PEC possono provare l’invio e la ricezione; la firma digitale o l’autentica notarile possono incidere sulla provenienza, sulla forma e sulla forza probatoria del documento.

Un’ultima nota: La raccomandata online, la PEC e la scansione di un foglio firmato sono strumenti utili, ma non sostituiscono automaticamente le forme previste dalla legge per determinati atti. Una comunicazione può arrivare correttamente al destinatario e, nello stesso tempo, non essere sufficiente se il contenuto richiedeva una forma diversa.